Møder er en vigtig del af enhver virksomhed, men de kan også være en kilde til frustration og spild af tid. Der er dog hjælp at hente. Med det rette værktøj til mødeplanlægning kan du nemlig spare både tid og penge, og sikre dig, at dine møder bliver så effektive som muligt.
Vælg det rette mødebooking system
Det første, du skal gøre, når du vil planlægge et møde, er at vælge det rette mødebooking system. Der findes mange forskellige systemer på markedet, så det kan være svært at vælge det rigtige. Men det er vigtigt, at du vælger et system, der passer til netop dine behov. Det er en god idé at tænke over, hvor mange brugere dit system skal have, hvilke funktioner du har brug for, og hvor meget du er villig til at betale. Når du har fundet det rette system, så er det tid til at gå i gang med at planlægge.
Sæt et møde i kalenderen
Det første, du skal gøre, når du skal planlægge et møde, er at sætte det i kalenderen. Dette kan du gøre manuelt, eller du kan bruge et af de mange mødeplanlægningsværktøjer på markedet. Det er en god idé at sætte et møde i kalenderen, så du kan holde styr på, hvilke møder der er, hvor mange der deltager, og hvornår mødet starter og slutter.
Send en indkaldelse til deltagerne
Når du har sæt et møde i kalenderen, er det tid til at sende en indkaldelse til deltagerne. Dette kan du gøre manuelt, eller du kan bruge et af de mange mødeplanlægningsværktøjer på markedet. Når du sender en indkaldelse, er det en god idé at skrive, hvem der deltager, hvornår mødet starter og slutter, og hvor mødet foregår.
Lav en agenda til mødet
Når du har sendt en indkaldelse, er det tid til at lave en udførlig agenda til mødet. Dette kan du gøre manuelt, eller du kan bruge et af de mange mødeplanlægningsværktøjer på markedet. En udførlig agenda er en god idé, fordi det sikrer, at dine møder altid er effektive. Når du laver en udførlig agenda, skal du skrive, hvem der deltager, hvad der skal diskuteres, hvad der skal besluttes, og hvem der skal gøre hvad efter mødet.
Gennemgå mødet
Når du har lavet en udførlig agenda, er det tid til at gennemgå mødet. Dette kan du gøre manuelt, eller du kan bruge et af de mange mødeplanlægningsværktøjer på markedet. Det er en god idé at gennemgå mødet, så du ved, hvad der er blevet diskuteret, besluttet, og hvem der skal gøre hvad efter mødet.